Voulez-vous organiser la réunion parfaite? Suivez ces 4 étapes.

De nombreux gestionnaires estiment que la clé d'une réunion réussie est d'avoir un ordre du jour, mais la recherche a montré que le simple fait d'avoir un ordre du jour ne suffit pas, Steven Rogelberg, professeur à la Université de Caroline du Nord Charlotte, écrit pour Harvard Business Review, où il fournit des informations sur la façon de réussir une réunion.

Infographie: nos conseils pour une réunion productive

Avoir un agenda ne fera pas grand-chose

"Lisez chaque livre sur la tenue de réunions efficaces et il y a de fortes chances que l'une des premières recommandations soit un ordre du jour", écrit Rogelberg. Selon Rogelberg, cependant, ce n'est pas l'ordre du jour lui-même qui importe, mais la pertinence et l'importance de ce qui s'y trouve et la façon dont le leader facilite la discussion sur les points de l'ordre du jour.

Avec cette distinction à l'esprit, Rogelberg dit qu'au lieu de créer un ordre du jour qui est simplement une liste de points à traiter, un ordre du jour devrait être développé qui se compose d'une liste de questions auxquelles il faut répondre. Avec cette approche, vous pouvez penser de manière stratégique et critique "sur la signification d'un sujet et quel est votre résultat final", écrit Rogelberg. Cela permet également de déterminer plus facilement qui doit assister à la réunion (ceux qui sont les plus importants pour répondre aux questions) et il est plus facile de décider quand une réunion doit se terminer (quand les questions reçoivent une réponse).

4 étapes pour développer un programme basé sur des questions

Selon Rogelberg, voici quatre étapes pour optimiser l'ordre du jour d'une réunion basée sur des questions:

1. Créez des questions spécifiques et stimulantes

Rogelberg écrit que vous devez aborder les questions de votre agenda de la même manière que développer des objectifs pour vos employés: soyez précis. Plusieurs recherches montrent que le développement d'objectifs spécifiques pour un groupe de personnes améliore les performances des groupes.

Et Rogelberg écrit que la création de questions spécifiques aide à clarifier sur quel défi ou problème la réunion se concentre, "et peut ainsi mieux concentrer les efforts des réunions collectives." Par exemple, écrit-il, au lieu du sujet de votre réunion & # 39; Budget Issues & # 39; utilisez une question précise à laquelle vous souhaitez répondre, telle que & # 39; Comment allons-nous réduire nos dépenses de 100 000 vers la fin de l'exercice? & # 39;

2. Travailler avec les employés pour déterminer les questions importantes

Il n'y a aucun moyen de déterminer le nombre idéal de questions auxquelles il faut répondre lors d'une réunion, écrit Rogelberg. Au lieu de cela, il est important de se concentrer sur les bonnes questions et de déterminer quelles questions sont les plus importantes.

À cette fin, un responsable de réunion doit d'abord développer les questions de son point de vue. L'animateur doit ensuite demander aux participants de réfléchir à l'élaboration de l'ordre du jour. C'est important pour deux raisons, écrit Rogelberg. D'abord parce que les rencontres & # 39; des expériences fondamentalement collectives & # 39; , il est logique d'entendre d'autres personnes. Et deuxièmement, parce que les employés peuvent partager leurs réflexions, ils sont plus susceptibles de ressentir un plus grand sentiment d'engagement avec l'équipe et l'organisation '', écrit Rogelberg.

Après avoir élaboré une liste de questions, le leader doit soigneusement examiner la valeur et l'importance stratégique de chaque question, écrit Rogelberg. Si vous coupez une question d'un employé, vous devez la suivre plus tard et expliquer pourquoi elle ne reçoit pas de réponse.

3. Commencez la réunion avec les questions les plus importantes

La recherche a montré que le sujet discuté au début de la réunion retient le plus l'attention, quelle que soit l'importance du contenu, écrit Rogelberg. Cela signifie que vous devez commencer la réunion avec vos questions les plus importantes.

C'est bien de commencer avec environ cinq minutes de nouvelles ou de notes, mais ensuite vous devez immédiatement poser les questions les plus difficiles, écrit Rogelberg. Et si chaque question est tout aussi importante, Rogelberg recommande de prioriser les questions des participants.

4. Exécutez l'agenda

Une fois que vous avez défini vos questions et leur ordre, envoyez l'ordre du jour de la réunion – dans ce cas, la liste des questions – afin que les gens puissent préparer leurs réponses, écrit Rogelberg.

Dès le début de la réunion, le leader doit mettre en œuvre l'ordre du jour, en tenant compte non seulement de ce qui doit être traité, mais aussi de la façon dont il le fait. Par exemple, le leader peut gérer certains sujets et les participants peuvent gérer d'autres sujets, écrit Rogelberg. Vous pouvez utiliser des méthodes non conventionnelles telles que le brainstorming silencieux, utiliser une application vocale ou travailler en binôme.

Quand une réunion n'est pas la bonne réponse

L'utilisation d'une approche basée sur des questions pour l'ordre du jour des réunions "peut apporter de la concentration, de l'engagement et de meilleures performances à vos réunions", écrit Rogelberg.

Cependant, Rogelberg remarque: "Si vous ne pouvez pas penser à des questions auxquelles il faut répondre pendant une réunion, cela peut être votre signe qu'une réunion n'est tout simplement pas nécessaire. Donnez du temps aux participants potentiels. Ils vous remercieront" (Rogelberg, Harvard Business Review, 2/26).