Quatre conseils pour contrôler les coûts du cloud d'entreprise

Si vous avez déjà reçu une facture de carte de crédit après les vacances qui vous donnerait envie de rester à la maison et de ranger le garage, vous savez ce que certains CTO et responsables informatiques ont ressenti récemment lorsqu'ils ont réalisé qu'un AWS les affectait. facturé beaucoup pour l'utilisation de leur entreprise dans le cloud.

C'était bien sûr une erreur juste qui a été immédiatement corrigée, mais cela a révélé un problème distinct: de nombreuses entreprises n'étaient même pas au courant de la surcharge jusqu'à ce que les gens commencent à tweeter à ce sujet, indiquant que toutes les entreprises ne prêtent pas autant d'attention à leur cloud – les dépenses telles qu'elles devraient être – leur permettant de dépenser plus qu'elles ne veulent ou ne réalisent.

Les dépenses excessives sur le cloud se produisent lorsque les informations sur la capacité, les services, les applications, les actifs et l'utilisation sont insuffisantes et / ou lorsqu'il existe trop de systèmes distincts pour gérer efficacement les dépenses informatiques, les contrats, les licences et l'utilisation. Même un contrat lui-même peut entraîner des dépenses excessives: applications métier, applications cloud et infrastructure, mais ne sont souvent pas équipés des données ou des connaissances pour négocier des tarifs ou des contrats compétitifs. En conséquence, une organisation est confrontée à des problèmes tels que des services en double, des conditions défavorables, des taux défavorables et des opportunités manquées de rabais sur le volume – et cela peut prendre un certain temps avant que ces problèmes ne se manifestent.

Étant donné que les dépenses dans le cloud devraient doubler au cours des trois prochaines années et tripler au cours des cinq prochaines années, l'écart entre ce qu'une entreprise devrait dépenser et ce qu'elle pèle réellement s'élargira. Cela donne aux organisations une opportunité immédiate d'optimiser leurs dépenses cloud d'entreprise pour contrôler les coûts et comprendre où va leur argent.

Ces quatre conseils aident les entreprises à éviter de dépenser trop pour la capacité et les ressources du cloud.

1. Comprenez la capacité de cloud dont votre entreprise a besoin.

Parce que les entreprises envisagent d'acheter ou d'étendre la capacité du cloud, elles sont parfois trop ambitieuses dans la capacité et les ressources qu'elles sélectionnent. Faire faillite n'est pas toujours la bonne option – car de nombreuses entreprises allouent finalement plus de budget que nécessaire. En fait, de nombreuses entreprises dépensent des budgets de 50% ou plus en matière de dépenses cloud, car il n'y a aucun lien entre la quantité de capacité réellement nécessaire et la quantité de capacité stockée et utilisée.

Environ deux ans après le lancement, ma startup, Triberr, a payé 5 000 $ en frais de cloud chaque mois en raison précisément de ce type de dépenses trop ambitieuses. Il a fallu quelques mois pour le réduire à 3 000 $ par mois. Quelques mois plus tard, nous avons pu fermer suffisamment de bacs à sable, de services et de serveurs oubliés pour tester et expérimenter afin de réduire la facture à 2 000 $ par mois, où elle est restée plus ou moins par la suite. J'aimerais avoir dépassé cela auparavant; Je suis toujours traumatisé par les coûts d'opportunité.

Pour garantir qu'elles ne dépensent pas beaucoup d'espace inutilement, les entreprises doivent impliquer les responsables informatiques dès le début du processus de décision cloud pour déterminer les besoins en capacité et en actifs, maintenant et en déplacement. Cela garantit que la capacité du cloud doit être alignée sur la ligne de fond.

2. Capacité d'audit continu.

La sélection d'un fournisseur de cloud ne signifie pas que vous avez fini de déterminer la capacité dont votre organisation a besoin. Une organisation doit surveiller en permanence l'utilisation du cloud pour avoir un aperçu de l'inventaire cloud et de l'emplacement des capacités allouées. Chaque entreprise se compose d'une force intangible et de deux forces tangibles. L'immatériel est la marque, tandis que les deux choses tangibles sont les flux de trésorerie, à la fois aller et venir. Clouez ces trois parties de la comparaison et vous avez une entreprise viable.

Une entreprise doit être en mesure d'afficher les coûts totaux d'un employé ou les coûts totaux pour un département ou un centre de coûts; élaborer une politique spécifique indiquant quels employés ont droit à quels services; et spécifier les étapes requises pour un processus d'approbation interne. Cela réduira l'utilisation de la capacité et réduira le gonflement, ce qui permettra de répartir les coûts dans l'ensemble de l'entreprise en fonction des statistiques de consommation réelles.

3. Créez un aperçu de tous les services, applications et actifs pour gérer l'utilisation et éviter le gaspillage.

Le deuxième point est lié à la nécessité de plonger profondément dans la répartition des capacités.

Pour optimiser l'utilisation globale de la technologie, les entreprises doivent utiliser le cloud lorsque cela est logique. Pour ce faire, une organisation a besoin d'une compréhension de tous ses services, applications et ressources, ce qui peut être difficile.

Avoir un moyen de décomposer les coûts et l'utilisation des actifs en différents niveaux de détail qui suivent chaque service, utilisation et nombre d'utilisateurs; Par exemple, une licence SaaS est considérée comme un atout et peut être attribuée à un employé et / ou un centre de coûts. Configurez une infrastructure qui détermine comment ces informations sont classées et hiérarchisées, fournissant un aperçu des versions du cloud en les organisant telles que définies par votre organisation.

En ayant une méthode pour rassembler toutes ces informations dans une vue d'ensemble consolidée, il sera déterminé quelles applications ou plates-formes sont utilisées et – plus important encore – lesquelles sont trop peu utilisées. Utilisez ensuite ces informations pour économiser de l'argent en éliminant le gaspillage et en analysant les achats futurs d'applications / d'actifs en fonction de la demande et de l'utilisation réelle.

4. Suivez les contrats.

Le suivi des licences et des services d'abonnement est compliqué, mais il est nécessaire d'optimiser les coûts. Essayez de conclure des contrats avec transférabilité, afin que les abonnements qui ne sont pas pleinement utilisés puissent être réaffectés à un autre utilisateur final. Si l'abonnement n'est pas entièrement utilisé, vous devez rechercher moins de versions intégrées du logiciel. Si cela ressemble à un enfer que vous préférez ne pas visiter, cela pourrait valoir la peine de consulter un cabinet de conseil qui négociera à nouveau vos abonnements. Les économies peuvent être importantes pour les grandes organisations.

Les fournisseurs de cloud ont toujours un pouvoir de prix et un contrôle sur les négociations, tandis que les entreprises veulent de meilleures conditions et des SLA plus solides. Les partenaires industriels d'une entreprise peuvent agir en tant que représentants de ces fournisseurs et grouper le volume pour négocier de meilleures conditions. Et avec la direction dans laquelle l'IA évolue de nos jours, les options pour faire quelque chose d'intelligent "vous pouvez économiser 15% sur l'assurance automobile" peuvent être la réduction des coûts dont vous avez besoin pour obtenir votre comparaison des flux de trésorerie du rouge au noir.

Assurer un retour sur investissement solide

D'ici 2020, Gartner estime que les organisations dépourvues de processus d'optimisation des coûts dépensent en moyenne 40% de trop dans le cloud public – une somme importante pour chaque entreprise. Investir dans les nouvelles technologies est un effort majeur et les organisations se doivent d'optimiser leurs dépenses cloud d'entreprise pour le plus grand bénéfice des employés, des clients et des autres parties prenantes.

Les entreprises qui réussissent avec le cloud le font en surveillant de près la façon dont leur organisation utilise les ressources du cloud. Lorsque les dirigeants ont plus de connaissances et de compréhension des dépenses allouées à l'utilisation du cloud, ils évitent non seulement trop d'argent, mais maximisent également leur investissement. Pour les entreprises qui n'ont pas le temps ou les ressources pour le faire seules, vous devez rechercher un partenaire de confiance qui peut gérer et analyser les coûts quotidiens du cloud et l'allocation de capacité – et éviter les mauvaises surprises à l'avenir. Mais vous ne l'avez pas entendu de moi.

Dino Dogan, vice-président du produit, Tangoe