Des moyens intelligents pour réduire les coûts de déplacement professionnel

Essentiellement, l'industrie du voyage d'affaires a perdu plus d'un billion de dollars en «argent d'autres personnes». Chaque fois que la personne qui fait un achat n'est pas celle qui paie, il y a un problème avec des incitations mal alignées.

Les voyages d'affaires en sont un exemple classique. Ce n'est pas que les employés essaient de dépenser beaucoup pour leurs voyages d'affaires, mais simplement qu'ils n'ont aucune raison de ne pas le faire. Si quelqu'un reçoit une compensation, il est peu probable qu'il fasse de son mieux pour économiser quelques dollars. Même lorsque les employés adhèrent aux politiques de voyage de leur entreprise, ils ont tendance à dépenser la limite supérieure de leur allocation: personne n'est volontaire pour coacher quand il peut voyager en classe affaires à la place.

Ces opportunités d'épargne manquées augmentent. Petites pommes de terre? À peine. Dans une organisation moyenne, les dépassements d'employés absorbent un cinquième à un tiers du budget total de voyage et de dépenses. Selon une enquête de J.P. Morgan est T&E le deuxième plus grand coût d'exploitation au bilan après la masse salariale.

Sans aucun doute, des dépenses trop élevées pour les voyages d'affaires sont un énorme problème. Mais de plus en plus souvent, cela semble une solution qui peut être résolue.

Carottes, bâtons et frais de voyage

Traditionnellement, les entreprises avaient deux options pour répondre aux coûts de déplacement élevés. Ils peuvent accepter des dépenses excessives de la part des employés comme prix pour faire des affaires. Ou ils peuvent essayer de réduire les coûts avec des limites de dépenses strictes et une politique de voyage restrictive. La première option a nui au résultat net, tandis que la seconde a augmenté l'insatisfaction et les revenus des employés.

Cependant, un nouveau paradigme est apparu dans la gestion des voyages d'entreprise, basé sur les carottes plutôt que sur les bâtons. Au lieu de punir les employés qui dépensent trop pour leur voyage, de nombreuses entreprises choisissent de récompenser ceux qui épargnent.

Réduire les coûts sans déranger les employés semble à la fois attrayant et irréaliste. En effet, plusieurs produits qui promettaient aux entreprises de "manger et manger leur gâteau" se sont avérés à moitié cuits.

Beaucoup de ces tentatives étaient sous l'égide de la gamification d'entreprise, l'application d'éléments de jeu aux processus d'affaires pour influencer la prise de décision des employés. Les points, badges et autres types de reconnaissance agissent comme des récompenses, ce qui peut en théorie motiver les employés à prendre des mesures appropriées, telles que la réservation d'un vol ou d'un hôtel à prix abordable.

Mais cette théorie s'est heurtée à la réalité de la nature humaine. Les voyageurs d'affaires ne sont rien s'ils ne sont pas humains. Ils agissent par intérêt personnel et priorisent naturellement leur propre confort et facilité lors de la réservation d'un voyage. Les high fives numériques offerts par la gamification ne compensent pas suffisamment les employés pour que leur mieux soit économisé.

Coordonner les intérêts des employeurs et des employés

Pour réduire les dépenses, une solution basée sur les récompenses doit être basée sur une reconnaissance pragmatique de ce que les employés apprécient réellement. En pratique, cela signifie que les employés reçoivent une incitation matérielle à dépenser moins.

La sagesse conventionnelle signifie que vous ne devriez pas payer des employés pour économiser de l'argent à l'entreprise – ils devraient le faire, non? Il n'est peut-être pas surprenant que l'une des premières entreprises à remettre en question cette sagesse conventionnelle soit l'une des plus innovantes de notre époque.

Google a créé un modèle de gestion moderne des voyages avec son programme Trips. Les employés de Google reçoivent un budget pour chacun de leurs voyages, et s'ils respectent le budget, ils gagnent des crédits à échanger contre de futures mises à niveau de voyage. Les googleurs sont motivés à économiser aujourd'hui pour pouvoir dépenser demain.

Le système fonctionne bien pour diverses raisons. C'est égalitaire parce que les employés conservent une partie de ce qu'ils sauvent l'entreprise. Il donne du pouvoir parce que Google offre aux voyageurs la flexibilité d'envisager un large éventail d'options qui correspondent à leurs budgets. Enfin, il est utile d'être quantitatif, car les employés reçoivent une estimation claire de ce qu'il est raisonnable de dépenser pour un voyage particulier.

La nouvelle norme pour la gestion des voyages et des dépenses

Google n'était pas quelque chose pour la première fois. Donner aux employés une raison impérieuse de prendre en compte les coûts de leurs déplacements conduit à des dépenses plus responsables. C'est le concept le plus radical ou le plus évident dans la gestion des voyages d'affaires.

Quoi qu'il en soit, cette reconnaissance centrale a suscité beaucoup d'intérêt pour les programmes d'indemnisation des frais de voyage des organisations de toutes tailles et de toutes les industries. Il existe maintenant un certain nombre de solutions disponibles dans le commerce qui incitent les employés d'une entreprise à économiser sur leurs voyages.

Certains, comme TripActions et TravelPerk, sont conçus pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas de système officiel de gestion des voyages. Upside, une start-up récemment annoncée qui offre aux voyageurs des chèques-cadeaux en échange d'une flexibilité dans leurs choix de vols et d'hôtels, utilise un modèle direct au consommateur.

Ma propre entreprise, Rocketrip, aide les entreprises à réduire leurs frais de voyage en donnant aux employés des budgets de voyage générés par algorithme et en leur permettant de conserver la moitié de ce qu'ils économisent. C'est incroyable de voir à quel point les programmes de stimulation ont évolué depuis le début de Rocketrip. Il y a seulement quelques années, les initiés de l'industrie considéraient cette solution de niche qui ne fonctionnerait que pour un certain type d'entreprise (par exemple, les startups techniques avec de jeunes employés et des besoins de voyage relativement simples). Mais aujourd'hui, la croissance la plus importante concerne les sociétés du Fortune 500 qui souhaitent réaliser un niveau supplémentaire d'économies et d'analyser leurs dépenses dans leurs programmes de gestion.

Il y a quelques raisons pour lesquelles les incitations au voyage ne sont que maintenant devenues courantes.

L'un est la technologie. Motiver un employé à économiser sur un voyage nécessite une estimation de base de ce que ce voyage devrait coûter, ce qui nécessite à son tour d'analyser d'énormes quantités de données sur les prix disponibles et le comportement historique des voyageurs. Ce n'est que récemment que ces calculs ont pu être effectués avec précision et en temps réel pendant qu'un voyageur d'affaires planifie son voyage.

Un autre est le changement des habitudes de voyage. Des décennies d'expérience dans la réservation en ligne, combinées à l'omniprésence des compagnies aériennes à bas prix, Airbnb et Uber, signifient que les voyageurs sont plus à l'aise que jamais lorsqu'il s'agit de trouver des options abordables qui répondent à leurs besoins. Cela s'applique de plus en plus aux voyages d'affaires et aux voyages de vacances.

Les voyages d'affaires économiques ne sont pas encore la norme. Mais ce n'est plus un oxymore et ce signe de progrès peut valoir des milliards pour les entreprises du monde entier.

Publié le: 25 août 2016

Les opinions exprimées par les chroniqueurs d'Inc.com ici ne sont pas les opinions d'Inc.com.