6 façons simples de réduire la consommation de papier dans votre bureau

Il est sûr de dire que le mouvement sans papier ne va nulle part rapidement. Il y a de fortes chances que votre entreprise souhaite être plus respectueuse de l'environnement, à la fois parce que le public s'y attend et que vous souhaitez agir de manière éthique et responsable. De plus, la réduction de votre consommation de papier peut également simplifier vos activités et vous faire économiser de l'argent. Bien que le travail sans papier puisse sembler intimidant à l'heure actuelle, vous pouvez prendre des mesures graduelles pour vous assurer que votre bureau rend la transition aussi transparente que possible.

1. Budget pour les réductions supplémentaires de papier

Si vous prévoyez de réduire considérablement votre consommation de papier ou de ne plus utiliser de papier, un changement soudain perturbera certainement le flux de travail de votre entreprise. Recherchez plutôt des moyens de diminuer progressivement. Commencez par votre budget et décidez où vous n'avez vraiment plus besoin de papier, puis essayez de vous attaquer à ce domaine pendant quelques mois. Par exemple, si un département qui pourrait être sans papier a un budget de 2000 $ en approvisionnement en papier annuel, essayez de réduire ce nombre de 200 $ chaque mois. Si vous préférez apporter des modifications à toutes les parties de votre entreprise, essayez de réduire la consommation globale de papier d'un certain pourcentage chaque mois.

2. Faites une sauvegarde électronique de tout

Certains employés de bureau et gestionnaires aiment faire plus d'une copie de chaque document. Cette méthode d'archivage approfondie facilite certainement les révisions internes ou les audits externes, mais la quantité d'espace qu'occupent des piles de copies a doublé. Au lieu de tout dupliquer physiquement, pensez à sauvegarder les fichiers importants sur un ordinateur ou à consacrer le stockage du serveur aux documents essentiels. Vous pouvez également utiliser des disques durs externes, des clés USB ou le cloud pour récupérer plus facilement des documents précieux.

3. Envisagez les transactions électroniques

Si vous êtes une entreprise qui achète beaucoup, envisagez des alternatives à l'envoi de chèques ou à l'impression de bons de commande. Il existe diverses options B2B en ce qui concerne les transactions de commerce électronique, telles que les dépôts directs. Non seulement il est beaucoup plus rapide pour vous d'effectuer ces transactions en ligne, mais vous sautez également tous les jours normalement requis pour recevoir ou traiter les chèques. Un logiciel comme le nôtre peut aider à rationaliser les transactions et les bons de commande tout en économisant du papier.

4. Effectuez toutes les communications internes en ligne

Aidez votre personnel à prendre l'habitude d'imprimer des mémos ou de laisser des post-it jaunes sur votre bureau en utilisant les programmes de messagerie électronique ou de messagerie instantanée. Essayez de tenir des réunions sans utiliser de papier en faisant des présentations avec PowerPoint ou Google Presentations et en envoyant des ordres du jour par e-mail. N'oubliez pas que si tout le reste échoue, vous pouvez également parler à votre personnel ou à votre direction à l'ancienne: par téléphone ou en personne.

5. Commandez du papier plus léger et plus fin

Si le travail sans papier semble être un objectif plus éloigné que ce qui avait été réalisé auparavant, il existe des solutions à court terme que vous pouvez faire pour réduire votre empreinte carbone. Commencez par réduire le stock d'obligations de 50 livres à 20 livres. Évitez également les papiers couchés ou spéciaux dans la mesure du possible ou utilisez-les uniquement pour les documents que vous pouvez partager avec un client.

6. Décidez quoi imprimer

Dans le bureau moderne d'aujourd'hui, vous avez probablement une bonne idée des documents qui doivent être délivrés sur papier et de ce qui peut être partagé électroniquement. Par exemple, il est probablement plus facile de gérer vos documents comptables à l'écran dans un format facilement lisible. Cependant, certains documents doivent être imprimés, tels que des états financiers ou du matériel de présentation officiel. Discutez de ces normes avec vos employés afin qu'ils se sentent autorisés à prendre leurs propres décisions concernant l'utilisation de l'imprimante. Si quelque chose doit être imprimé, encouragez les employés à utiliser des polices plus petites ou à imprimer des deux côtés de la feuille.

Très peu de ces conseils concernent des changements radicaux dans le comportement du bureau ou des changements soudains dans le flux de travail de l'entreprise. Une fois mis en œuvre, ils permettent non seulement d'économiser de l'argent sur le papier pour votre entreprise, mais également un temps précieux dans le traitement, la maintenance et la recherche de documents imprimés. De plus, vous aurez probablement plus de tranquillité d'esprit en sachant que vous aurez peut-être sauvé quelques arbres cette année.

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