5 conseils importants pour réduire vos frais de voyage

Les dépenses en voyages d'affaires internationaux en 2020 devraient être supérieures à 1,6 billion de dollars. Aux États-Unis seulement, il y a près de 500 millions de voyages d'affaires individuels par an, et environ la moitié de ces voyageurs n'informent pas leur entreprise de leur lieu de séjour ni des vols qu'ils ont sélectionnés.

Pour la C-Suite, ce grand nombre de voyageurs d'affaires (et l'énorme fréquence de non-conformité) peuvent se traduire par des coûts stupéfiants.

Tenez compte des dépenses excessives des employés, qui peuvent représenter un tiers du budget total des voyages et des dépenses d'une entreprise, et les voyages d'affaires peuvent devenir un élément coûteux.

Avec la bonne technologie et les bonnes stratégies de gestion, les entreprises peuvent cependant simplifier, systématiser et sauvegarder leurs programmes de voyages d'affaires. Voici cinq façons dont la haute direction peut réduire les frais de déplacement professionnel.

1. Systématisez votre programme de voyage

La systématisation est essentielle dans un programme efficace de voyages d'affaires. Un processus simplifié de réservation, d'approbation, de gestion des coûts et des risques augmentera la vitesse de bout en bout de votre gestion des voyages. La systématisation enrichira également vos gestionnaires de voyages avec un aperçu cohérent de la performance de la politique de voyage toutes les améliorations sont prises en charge par les données.

De plus, un programme de voyages d'affaires synchronisé garantit que votre entreprise respecte son devoir de diligence et travaille avec une bonne gestion des risques pour vous protéger contre les dommages financiers et juridiques. Par exemple, les plateformes de gestion des voyages, telles que Travelport Locomote, offrent des technologies d'automatisation qui alertent les gestionnaires de voyages des réservations obsolètes, des demandes de voyage vers des destinations à haut risque et des informations de sécurité actuelles.

2. Investissez dans la technologie de gestion des voyages

Les entreprises stratégiques utilisent des technologies de gestion des voyages telles que Travelport Locomote qui combinent un service haut de gamme avec un puissant contrôle des coûts.

Lorsqu'on envisage des investissements dans une plate-forme de gestion des voyages, les entreprises doivent rechercher un certain nombre de choses. Celles-ci vont des outils pour rationaliser les processus, collecter des analyses et améliorer les performances des politiques, aux fonctions qui enrichissent l'expérience de voyage des employés:

Fonctions pour les entreprises:

  • Les plateformes de gestion des voyages doivent être holistiques. Ils doivent tenir compte de l'ensemble du processus de gestion des voyages, depuis le moment où un employé soumet une demande de voyage jusqu'au moment où il revient pour soumettre ses frais, et au-delà. Ce processus comprend des fonctions telles que les livres, l'approbation, la gestion des dépenses, la gestion des risques, les messages et l'analyse.
  • Votre plateforme de gestion de voyages doit être intégrée. Le Travelport Locomote peut par exemple être intégré avec les leaders du marché dans le domaine de la gestion des coûts, Expensify, pour offrir la meilleure solution de coût possible pour votre programme. Les plates-formes de gestion des voyages qui ne peuvent pas être intégrées à d'autres programmes peuvent être rigides et non flexibles pour les changements du marché.
  • Votre plateforme doit permettre une amélioration continue. Un programme de gestion des voyages rationalisé devrait enrichir vos gestionnaires de voyages avec un aperçu de tous les aspects de la performance des politiques, de sorte que les améliorations sont axées sur les données et stratégiques. La plateforme Travelport Locomote, par exemple, propose de puissants outils d'analyse pour que les gestionnaires de voyages puissent analyser les politiques, identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre des améliorations efficaces. Notre rapport d'audit automatisé fournit à votre entreprise un aperçu de tout, des temps de voyage pour les organisations de voyage, des temps d'approbation du flux de travail à l'historique des réservations des voyageurs.
  • La haute direction doit reconnaître que le confort et la commodité du personnel itinérant sont directement liés au succès de leur voyage d'affaires. C'est pourquoi une plateforme de gestion de voyage intuitive, conviviale et enrichissante est essentielle pour que les employés tirent le meilleur parti des voyages d'affaires.

    Fonctions pour les employés:

  • Un système de messagerie efficace qui permet au personnel itinérant de rester en contact avec le bureau à domicile.
  • Aperçu des dépenses et de la politique de voyage, afin d'éliminer les malentendus et de réduire la non-conformité.
  • Fonctions de gestion des risques fiables avec des conseils de sécurité à jour.
  • 3. Participez activement à la gestion des voyages

    Seulement 27% des directeurs financiers indiquent que leur relation avec les gestionnaires de voyages est efficace. Pour apporter des améliorations stratégiques à la politique de voyage, les entreprises ont besoin d'une solide collaboration entre la haute direction et ceux qui supervisent le programme de voyages de l'entreprise. La haute direction devrait donc jouer un rôle actif dans le programme de gestion des voyages de son entreprise, que ce soit par le biais d'une analyse conjointe de la performance des politiques ou en recueillant des commentaires de première main des employés en voyage.

    4. Prenez soin de la nouvelle race de voyageurs d'affaires

    Des millions de voyageurs représenteront la moitié des dépenses de voyages d'affaires en 2020 (un chiffre qui devrait être de 1,6 billion de dollars). La haute direction doit tenir compte des différentes préférences des jeunes employés itinérants pour réduire les frais de déplacement et tirer parti de leurs points forts. Par exemple, une enquête Hipmunk auprès des voyageurs d’affaires de la génération Y a montré qu’ils prennent plus souvent des jours de vacances lors d’un voyage d’affaires et paient plus pour des questions connexes.

    En coopération avec les gestionnaires de voyages, la haute direction doit étudier les habitudes et les préférences des voyageurs d'affaires de la génération Y et les intégrer dans les politiques de voyage stratégiques.

    5. Ne laissez pas votre politique de voyage intacte

    On dit souvent que la meilleure politique en matière de voyages d'affaires est en constante évolution. Avec l'émergence de technologies perturbatrices qui offrent de nouvelles façons de réserver, de nouvelles façons de se connecter et de nouvelles façons de faire des affaires à l'étranger, la haute direction doit s'assurer que le programme de voyages de son entreprise répond aux changements et aux opportunités du marché. utiliser pour des économies de coûts.

    Ces améliorations de politique doivent être soutenues par des données. C'est pourquoi un programme de gestion des voyages d'affaires avec des options d'analyse et de reporting est essentiel.

    L'un de nos clients les plus importants, le principal objectif de l'AUC lors de l'introduction de Locomote était de réduire le coût de ses frais de voyage. Une grande partie de ces économies réside dans la façon dont la plate-forme a naturellement entraîné un changement de comportement chez les employés et leur a permis d'obtenir un aperçu détaillé de la destination de leurs dépenses, tout en réduisant les coûts de paiement. Voyager.

    Regardez une démo aujourd'hui pour voir comment la plateforme Travelport Locomote peut vous aider à réduire vos coûts de voyage d'affaires: