100 conseils d'agenda que seules les personnes productives utilisent

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Tout le monde veut mener une vie plus productive car elle garantit une vie plus agréable et plus épanouie. Cependant, la plupart des gens ne se rendent pas compte que l'un des moyens les plus efficaces pour réaliser ces ambitions passe par leur programme. Ce n'est pas le travail le plus sexy. Mais bien gérer votre agenda vous garantit un contrôle total sur votre temps précieux.

Alors, sans plus tarder, voici 100 astuces de calendrier sur lesquelles vivent les personnes les plus productives.

1. Connaissez vos objectifs.

Qu'est-ce que les objectifs ont à voir avec votre programme? Eh bien, tout ce que vous mettez à votre ordre du jour doit être lié aux objectifs que vous avez – à court et à long terme. C'est le meilleur moyen de vous assurer de consacrer votre temps à des activités et des événements productifs et significatifs.

2. Trouvez un calendrier qui vous convient.

Ne vous contentez pas du calendrier standard sur votre téléphone. En fait, si vous pensez que c'est plus ennuyeux, n'utilisez pas du tout un calendrier en ligne. Restez avec un calendrier papier traditionnel.

Que vous utilisiez du papier ou du numérique, ou que vous utilisiez une combinaison des deux, la seule façon de tirer le meilleur parti d'un calendrier est d'en trouver un qui correspond à vos besoins et à votre style.

Google Calendar et Office 365 Calendar, par exemple, sont d'excellents choix pour votre vie professionnelle. Cozi est utilisé pour gérer le calendrier d'une famille. Et le travail d'équipe est un programme partagé qui est conçu pour faire avancer les équipes vers un objectif commun.

3. Connaissez votre agenda comme le dos de votre main.

Une fois que vous avez trouvé votre programme préféré, passez du temps à apprendre ce qu'il peut faire, ainsi que ses limites. L'action que vous pouvez entreprendre est d'apprendre des raccourcis vers les derniers hacks.

4. Ne vous fiez pas seulement à votre programme.

La plupart des calendriers en ligne sont déjà des outils puissants. Mais vous pouvez rendre votre agenda plus efficace et efficient en le reliant à d'autres outils disponibles. Agenda peut prendre en charge tous vos besoins de planification, tandis que les outils de gestion de projet tels que Basecamp gardent votre équipe sur la même longueur d'onde tout en collaborant.

5. Faites un plan annuel.

L'élaboration d'un plan annuel facilite la gestion de votre calendrier et de votre temps. Je sais que cela prend du temps à l'avance. Mais vous serez reconnaissant si vous ne rencontrez aucun conflit de planification au cours de l'année.

Créez d'abord un modèle avec des éléments cruciaux tels que des réunions, des anniversaires, des vacances, des voyages, des vacances et des événements industriels.

6. Concevez votre semaine idéale.

Michael Hyatt écrit: «L'idée est similaire à un budget financier. La seule différence est que vous planifiez comment vous allez passer votre temps au lieu de votre argent. Et tout comme un budget financier, vous le dépensez d'abord sur papier. "

Pour Hyatt, sa semaine idéale est une semaine durant laquelle "je vivrais si je pouvais contrôler à 100% ce qui se passerait". Il divise son emploi du temps en une grille simple et attribue chaque jour un thème qui est "segmenté en fonction d'un domaine de focalisation spécifique".

7. Commencez votre semaine le dimanche.

Je ne vous suggère pas d'aller travailler un dimanche. Les dimanches devraient plutôt être utilisés pour planifier la semaine à venir. Vérifiez votre agenda pour vous préparer. Choisissez vos vêtements pour la semaine. Préparez tous vos repas et faites vos courses. En effectuant des tâches occasionnellement, la semaine prochaine sera essentiellement mise sur pilote automatique.

8. Établissez une routine quotidienne.

En parlant d'automatisation, développez une routine matin et soir pour savoir comment passer votre temps avant et après le travail. Les routines et les habitudes garantissent également le succès car elles vous donnent la possibilité de fixer des objectifs, de réviser votre emploi du temps afin que vous ne soyez pas surpris par les changements de dernière minute, vous empêchent de courir et vous garantissent le temps de vous reposer et faites ce que vous aimez.

9. Un calendrier pour les gouverner tous.

Vous ne voulez pas sentir votre journal intime avec trop d'encombrement. Devez-vous utiliser vos habitudes de calendrier, comme vous brosser les dents ou prendre le petit déjeuner? Mais votre agenda principal doit contenir toutes vos tâches et rendez-vous importants pour votre vie personnelle et professionnelle. Cela rend l'organisation de votre vie beaucoup plus confortable et évite les conflits potentiels.

10. Vous devez les conserver séparément (facultatif).

Si vous décidez d'utiliser plusieurs calendriers pour différentes parties de votre vie, assurez-vous de les garder séparés pour éviter toute confusion. Une autre raison pour laquelle vous souhaitez utiliser plus d'un calendrier est qu'il empêche votre calendrier de devenir trop plein et désordonné.

11. Importez et synchronisez vos autres calendriers (& # 39;).

Que vous utilisiez un agenda principal ou plusieurs autres, assurez-vous qu'ils sont importés et synchronisés sur toute la ligne. C'est le meilleur moyen de prévenir les conflits de planification, car vous pouvez ouvrir et modifier votre calendrier où et quand vous le souhaitez.

Vous devez également connecter votre calendrier avec des outils tels que Slack et des assistants vocaux tels que Siri, Alexa et Google Home pour créer une expérience de calendrier transparente.

12. Trouvez la meilleure vue.

Vous pouvez modifier l'apparence de votre agenda en ligne. Personnellement, j'aime seulement regarder la semaine de travail en cours. J'ai remarqué que je suis dans la vue du mois, je suis distrait par ce que j'ai pour le reste du mois au lieu de me concentrer maintenant.

Expérimentez avec différentes vues, telles que quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire ou ce que vous pensez être la vue de calendrier la plus productive pour vous.

13. Votre calendrier doit être comme un arc-en-ciel.

J'entends par là un code couleur de votre journal afin que vous puissiez identifier rapidement les articles sans avoir à ouvrir votre journal (& # 39; s). Vous pouvez colorer votre agenda comme vous le souhaitez. Mais j'essaie de faire correspondre les entrées avec la psychologie des couleurs. Par exemple, rouge pour les tâches liées au travail, bleu pour les réunions et vert pour les obligations sociales.

14. Chaque jour doit avoir un thème.

La plupart d'entre nous passent beaucoup de temps toute la journée entre les tâches. Cela peut ne pas sembler être un tueur de temps. Mais pensez au temps consacré à la préparation de chaque nouvelle tâche, comme la préparation mentale ou la collecte des bons outils et ressources. Il est plus efficace d'attribuer des thèmes tous les jours pour réduire le temps perdu entre les tâches.

Par exemple, vous pouvez planifier toutes vos réunions le jeudi. Mais les mardis sont réservés à l'apprentissage ou au travail en profondeur.

15. Calendrier de planification.

Votre agenda ne se remplit pas. C'est pourquoi vous devez réserver une heure spécifique pour cartographier la meilleure utilisation de votre temps, puis ajouter ces informations à votre agenda.

16. Blocage horaire> listes.

Les personnes les plus productives ne comptent pas sur les listes. Au lieu de cela, ils construisent des blocs de temps dans leurs calendriers – certaines personnes appellent ces boîtes de temps. Ce ne sont que des morceaux de temps spécifiques qui sont utilisés pour certaines tâches. Pendant ce bloc, c'est la seule chose à laquelle vous faites attention.

Par exemple, vous bloquez deux heures de 9 h à 11 h pour votre travail le plus important. Mais à partir de 11h du matin jusqu'à & # 39; l'après-midi, il serait consacré au nettoyage de votre boîte de réception et à la mise à jour de vos réseaux sociaux.

17. Divisez votre journée en morceaux de 5 minutes.

Si vous voulez aller à l'extrême, vous pouvez interrompre votre journée par tranches de 5 minutes. C'est une technique que Bill Gates et Elon Musk ont ​​utilisée pour planifier chaque instant. Vous pourriez aller encore plus loin et planifier vos journées à la seconde comme Gary Vaynerchuk.

18. Créez un calendrier basé sur zéro.

Un calendrier basé sur zéro peut être trop restrictif pour certains. Mais c'est l'un des meilleurs moyens de structurer votre emploi du temps et de protéger votre temps.

Pour commencer, réservez tout ce dont vous avez besoin pour être prêt pendant la journée. Libérez ensuite le bon moment pour préparer ces articles. Après avoir fait cela, vous verrez qu'il n'y a pas de temps à perdre sur les activités non productives. Cependant, n'oubliez pas d'inclure des pauses.

19. Lancer des rappels.

Vous pouvez définir des rappels avec n'importe quel calendrier en ligne. Non seulement ils vous aident à mémoriser des tâches ou des dates importantes, mais ils peuvent également vous garder concentré et sur la bonne voie. La clé est d'utiliser les souvenirs de manière stratégique.

Supposons que vous ayez une réunion. Vous pouvez définir un rappel 24 heures à l'avance afin de vous préparer suffisamment. Vous pouvez également en définir un pendant 30 minutes avant le début de la réunion pour vous assurer que vous êtes à l'heure.

20. Préparez un plan de créativité.

Si vous regardez les horaires de la plupart des gens, vous verrez un thème commun; ils regorgent d’éléments «de fabricant» tels que des appels téléphoniques récurrents, des réunions ou un travail approfondi. Mais nous avons également besoin de temps créatif, comme l'écriture ou le brainstorming. Nous avons besoin de ce temps pour laisser notre cerveau errer, se concentrer et entrer dans un état de flux.

Idéalement, un temps créatif devrait être prévu pendant un silence productif lorsque votre cerveau a besoin de quelques minutes pour se reposer et se recharger.

21. Perfectionnez l'art du traitement par lots.

La mise en lots est assez facile. Combinez toutes vos tâches similaires et effectuez-les simultanément. C'est une autre façon d'arrêter de perdre du temps en faisant des allers-retours entre les différentes activités.

22. Ajoutez d'autres fuseaux horaires.

Si vous collaborez ou voyagez avec d'autres, ajoutez définitivement ces différents fuseaux horaires à votre agenda. Cela évite toute confusion lors de la planification d'événements avec d'autres personnes. Il empêche également les conflits lorsque vous descendez de l'avion et consultez votre agenda.

23. Revoyez votre agenda chaque matin.

Faites de la vérification de votre calendrier une habitude matinale. La raison? Il vous permet de savoir à quoi ressemblera votre journée et de rattraper les lacunes de votre emploi du temps.

24. Vérifiez régulièrement votre agenda.

Non seulement planifiez votre agenda chaque matin, mais prévoyez également un moment pour analyser votre agenda. Par exemple, avez-vous correctement utilisé les plages horaires de votre emploi du temps à la fin du travail? Si oui, alors vous savez comment planifier la semaine suivante. Si ce n'est pas le cas, vous devez faire des ajustements.

25. Trouvez l'heure dans votre emploi du temps.

Non. Vous ne pouvez pas demander plus de temps à un fantôme. Cependant, vous pouvez effectuer un audit de temps pour voir comment vous passez votre temps. Armé des bons détails, vous pouvez arrêter d'estimer trop ou trop peu le temps nécessaire pour effectuer des tâches. Vous trouverez des différences de temps qui peuvent être utilisées de manière plus productive.

Votre trajet de 30 minutes peut être, par exemple, lorsque vous vérifiez votre boîte de réception et vos flux sociaux au lieu d'attendre que vous commenciez à travailler.

26. Imprimez votre agenda.

L'impression de votre agenda peut sembler une technique obsolète. Mais beaucoup de gens prennent cette mesure. Si l'impression de votre agenda vous apporte sécurité et aide – faites-le. Vous obtenez ensuite un rappel visuel de ce qui se passe sans avoir à ouvrir une application ou votre calendrier en ligne. Au fait, vous pouvez également cocher ou cocher ce que vous avez accompli. Une grosse coche grasse aide de nombreuses personnes à leur donner la motivation pour continuer à avancer.

27. Pratiquez la règle des 80/20.

Ce concept, également connu sous le nom de principe de Pareto, trouve son origine dans l'économiste italien Vilfredo Pareto. L'idée, liée à votre agenda, est que 80% de vos résultats doivent provenir de 20% de vos promotions.

Par exemple, si votre liste de tâches contient 10 éléments, concentrez-vous sur les deux premiers, car ils sont les plus importants. Sachant cela, vous planifieriez ensuite votre journée autour de ces tâches. Au fil du temps, vous pourrez même supprimer des tâches sans importance de votre calendrier.

28. Grenouilles: le petit déjeuner des champions.

Vous ne mangez pas littéralement de grenouilles pour le petit déjeuner. Au lieu de cela, votre grenouille est la tâche la plus importante et la plus difficile de la journée. Et c'est aussi la tâche que vous remettez probablement à plus tard. Vous voulez mettre votre tâche défaillante la plus probable dans votre agenda comme l'une des premières choses que vous faites ce jour-là.

Vous avez le plus d'énergie et vous vous concentrez quelques heures après le réveil. Une fois que vous avez terminé cette tâche, vous recevrez l'élan et la motivation nécessaires pour parcourir les autres points de votre agenda.

29. La technique de Pomodoro.

Gardez cette technique à l'esprit lorsque vous ajoutez des tâches à votre agenda. Vous travaillez ici pendant environ 25 minutes, puis faites une pause d'environ cinq minutes. Lorsque vous atteignez 4 séances de Pomodoro, faites une pause plus longue entre 15-30 minutes. Vous pouvez utiliser une minuterie de cuisine à l'ancienne, votre téléphone ou un rappel de calendrier.

30. Connaissez votre MIT.

Vous, le MIT n'est que votre tâche la plus importante. Si vous rencontrez des difficultés, répondez à cette question dans le livre de Gary Keller et Jay Papasan The ONE Thing: "Quelle est la ONE Thing que vous pouvez faire cette semaine pour que tout le reste soit plus facile ou inutile?"

Limitez-vous à pas plus de trois tâches qui doivent absolument être effectuées, puis planifiez-les d'abord.

31. Organisez des séances de discussion de 90 minutes.

Tout comme avec la technique de Pomodoro, vous travaillez ici pendant 90 minutes, puis faites une pause de 20 à 30 minutes. Cette stratégie est efficace car elle bénéficie des pics et des creux que nous connaissons tout au long de la journée.

32. Pratiquez la règle 52-17.

Une autre variante de la technique de Pomodoro. Ici, vous travaillez 52 minutes sur quelque chose, puis vous vous reposez pendant 17 minutes. Des études ont montré que c'est ainsi que les personnes les plus productives planifient leurs journées car cela les aide à rester au frais pendant la journée de travail.

33. Essayez la méthode du sommeil polyphasique.

Attention: cette méthode ne convient pas à tout le monde, surtout si vous avez une famille. Mais certaines personnes ne jurent que par cela. Bref, ici vous dormez dans de plus petits blocs. Tels que quatre heures de sommeil matinal et quatre autres heures de sommeil tard le soir.

«Le plus grand avantage est que j'ai environ deux mois de temps supplémentaire chaque année. Le temps est la ressource la plus précieuse de notre vie », a déclaré à Business Insider Eugene Dubovoy, chef de projet professionnel.

34. Adopter l'approche transversale.

Sur la base du hack de productivité populaire connu sous le nom de “ stratégie Seinfeld '', vous obtenez ici un grand calendrier mural et marquez les jours où vous avez travaillé vers un objectif dans un marqueur rouge. Finalement, vous avez construit une chaîne. Et c'est pourquoi vous vous sentez si conscient que vous conservez l'habitude.

35. Trois. C'est le nombre magique.

Chris Bailey, l'auteur de The Productivity Project, a développé cette règle où vous pensez en trois périodes:

  • Quelles sont les trois choses que vous souhaitez réaliser aujourd'hui?
  • Quels sont les trois jalons que vous souhaitez atteindre cette semaine?
  • Quels trois objectifs espérez-vous atteindre cette année?
  • Si vous voulez donner un peu plus à cette méthode, vous pouvez donner à ces articles un code de couleur afin que vous puissiez voir rapidement votre agenda – le bleu est quotidien, le vert est hebdomadaire et le jaune est annuel.

    36. Énoncez vos priorités.

    Vous souvenez-vous quand vous avez fait ce contrôle du temps? Vous pouvez répartir toutes vos activités dans les trois catégories suivantes: «très important», «moins important» et & # 39; sans valeur & # 39;.

    Ceux qui sont & quot; très importants & quot; devrait être placé dans votre calendrier, tandis que & # 39; moins important & # 39; peut être planifié lorsque vous avez la disponibilité ou déléguer à quelqu'un d'autre. Pour toute tâche considérée comme "sans valeur" est considéré, vous souhaitez le supprimer de votre liste de tâches et de votre planning.

    37. Planifiez à l'avance avec l'énergie.

    De nombreux experts suggèrent que si vous voulez être productif, vous devez vous réveiller tôt. Le truc, c'est que tout le monde n'est pas du matin. Nous avons tous nos propres pics d'énergie qui sont déterminés par nos propres rythmes ultra-dians.

    La meilleure option est de faire un horaire quand vous êtes le plus énergique et concentré et quand vous avez besoin de vous reposer. Vous travailleriez donc sur vos priorités lorsque vous êtes à votre apogée et que vous feriez une pause ou feriez moins d'activités essentielles pendant votre pause.

    38. Temps de bloc pour les espaces.

    Les espaces blancs ne sont que des blocs de temps dans votre journal qui ne contiennent rien. Vous pouvez utiliser ce temps pour traiter, méditer, vous étirer ou vous préparer à tout ce qui s'est passé aujourd'hui. Il peut également être utilisé pour gérer les responsabilités de dernière minute et inattendues qui apparaissent.

    39. Prévoyez les distractions et les interruptions.

    Malgré toute votre planification, des distractions et des interruptions se produiront. L'espace blanc que vous avez laissé dans votre journal est celui qui résout ce problème. Supposons qu'un collègue ait parlé à votre oreille pendant 2 minutes, ce qui a réservé le délai pour le courrier électronique. Vous pouvez accomplir cette tâche pendant ce temps libre.

    J'essaierais également d'identifier et de détecter ces défaillances afin que vous puissiez planifier en conséquence. Par exemple, vous pouvez désactiver les notifications de votre smartphone lorsque vous travaillez en profondeur. Ou, si un collègue vous parle tous les jours pendant leur pause à 11 heures, vous pouvez également prendre votre pause en même temps.

    40. Capturez de nouvelles informations en temps réel.

    Si une tâche ou un événement doit être ajouté à votre calendrier, n'attendez pas pour l'ajouter. Mettez-le dans votre agenda maintenant – le plus rapidement possible afin de ne pas l'oublier. Il empêche également les conflits de planification car il réduit les risques de double réservation.

    41. Évitez les décisions.

    Nous avons un approvisionnement en énergie mentale limité. Vous souhaitez le réserver pour vos tâches les plus importantes. Une façon de procéder serait d'automatiser les événements ennuyeux et répétitifs. Par exemple, s'il y a une réunion hebdomadaire, vous créez un événement récurrent dans votre calendrier. Une autre façon d'éviter la surcharge de décision est d'utiliser vos dimanches pour cuisiner vos repas pendant une semaine. Décidez ce que vous portez la semaine et accrochez ces vêtements sur le devant de votre placard. Il n'y aura pas de décision gaspillée qui doit être dans le placard. (Un autre indice, passez une nuit devant la télévision et frappez les vêtements de la semaine.)

    42. Dites «oui» à moins.

    Vous n'avez pas à remplir votre agenda avec trop d'obligations sociales ou d'activités qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs. En d'autres termes, commencez à dire «non» plus souvent.

    43. N'ajoutez de nouveaux points à l'ordre du jour que s'ils servent un objectif.

    Vous venez de recevoir une invitation à une réunion. Mais il n'a pas d'agenda. Pire encore, cela prendra une heure. Une réunion horaire est une énorme perte de temps.

    En règle générale, ne placez rien dans votre journal s'il ne sert à rien. C'est l'un des meilleurs moyens de protéger votre temps et de garder votre maison propre, agréable et bien rangée.

    44. Sachez quoi ajouter et quoi omettre.

    Je dirais que c'est l'un des plats à emporter les plus importants de cette liste. Mais ce n'est pas toujours la tâche la plus simple de savoir ce qui devrait ou ne devrait pas être à votre ordre du jour.

    Pour vous aider, des rendez-vous, des pauses, des réseaux et des tâches essentielles spécifiques à une date doivent être inclus dans votre calendrier. La même chose s'applique aux opportunités d'apprentissage et aux thèmes mensuels qui correspondent à vos objectifs ou projets plus importants.

    Vous devez omettre les rendez-vous fixes, les réunions inutiles et les priorités des autres. D'autres éléments qui ne devraient pas être inclus sont les tâches quotidiennes et les notes excessives, telles que la biographie complète d'un client que vous rencontrez.

    45. Vérifiez vos calendriers précédents.

    En consultant vos antécédents, vous pouvez savoir comment vous avez passé votre temps afin de savoir ce que vous pouvez apprendre et quels événements peuvent se répéter.

    46. ​​Flexibilité intégrée.

    Vous voulez planifier autant que possible, mais il doit aussi y avoir une certaine flexibilité dans votre agenda. Laisser des espaces vides peut vous y aider. Mais parfois, c'est bon d'être spontané.

    Supposons que vous rencontriez un ami après le travail. Ce n'est pas la fin du monde si vous prenez un verre avec eux – tant que vous n'avez plus de problème urgent pour y arriver. Rudesse nous rend plus heureux.

    47. Simplifiez vos problèmes.

    Au lieu d'être submergé par un projet ou un objectif entier, vous pouvez le diviser en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, si vous écrivez un eBook, votre calendrier comporte des blocs de temps pour compiler un certain nombre de pages chaque jour.

    48. Créez des événements récurrents.

    Je l'ai déjà mentionné. Mais il mérite d'être à nouveau mentionné. S'il y a quelque chose qui se répète quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, créez l'événement et répétez-le. Google Agenda propose ces options, par exemple lorsque vous créez de nouveaux événements.

    49. Envisagez des transitions.

    Il est rare de passer immédiatement d'une activité à une autre. Par exemple, vous ne vous réveillez pas à 6h30 et vous vous attendez à être au travail à 7h00. Vous devez prendre le petit déjeuner, vous brosser les dents, vous habiller et faire la navette. Cela prendra plus de 30 minutes.

    Lorsque vous placez un élément dans votre agenda, vous devez prendre en compte ces activités de transaction afin d'être plus réaliste avec votre temps. Ils vous empêchent également d'être en retard car vous avez réservé du temps de voyage.

    50. Tampons temporels intégrés.

    Comme pour le point ci-dessus, des tampons de temps doivent également être intégrés à votre calendrier. Si une réunion est prévue de 13 h à 14 h, ne planifiez pas votre prochain événement sur le point à 14 h. Vous avez besoin de temps pour tout travail de suivi, reprenez votre souffle, prenez une collation, utilisez les toilettes et préparez-vous pour la prochaine réunion.

    En d'autres termes, avec des tampons de temps, vous pouvez vous arrêter, réfléchir et vous préparer pour votre prochaine tâche.

    51. Une journée sans événement par semaine.

    Ne planifiez pas de réunions tous les jours. Il ne doit pas y avoir de réunions au moins un jour par semaine. Vous pouvez utiliser cette journée pour tout ce qui nécessite une hyper-concentration et une réflexion de haut niveau. Les exemples sont l'analyse, la réflexion stratégique, le codage et l'écriture.

    52. Utilisez de manière optimale les champs supplémentaires.

    Lorsque vous planifiez un nouvel événement dans votre agenda, vous remarquerez qu'il existe une option pour inclure des informations supplémentaires. Par exemple, si vous avez ajouté une réunion à votre calendrier, vous pouvez inclure des informations supplémentaires telles que le nom du client, les coordonnées et l'emplacement du rendez-vous.

    53. Planifiez les journées clients.

    Si vous avez des clients, assurez-vous de bloquer un jour par semaine pour les rencontrer. Cela garantit que rien d'autre ne vous distraira. Cela signifie que vous ne pouvez vous concentrer que sur le client. Un autre avantage est que la planification des jours où seuls les clients sont utilisés empêche de basculer entre le travail et les réunions pendant la journée. Lorsque toutes les réunions ont lieu le jour, il y a moins de blocs de prise de décision qui alourdissent mentalement. Vous passerez moins de temps à voyager et moins de temps à voyager.

    54. Aidez les clients à se préparer.

    Lorsque vous rencontrez vos clients ou toute autre personne, vous pouvez rendre l'événement plus fluide et plus rapide s'ils savent à l'avance à quoi s'attendre. La façon la plus simple de le faire est de leur envoyer un agenda. S'ils doivent remplir des documents, envoyez-les-leur à l'avance afin de ne pas perdre de temps à le faire pendant la réunion.

    55. Ne respectez pas l'heure standard.

    Je suis sûr que vous avez remarqué que votre calendrier utilise l'heure standard d'une heure lors de la création de nouveaux éléments. Si vous n'avez pas besoin de toute cette heure, changez l'heure pour la bonne quantité. Si cela ne prend que 30 minutes pour une réunion, c'est le temps que vous bloquez dans votre ordre du jour.

    56. Suivi.

    Si vous venez de rencontrer quelqu'un, contactez-le immédiatement. Parce que vous avez déjà intégré un tampon, vous avez le temps immédiatement après l'événement. Ces plans peuvent sembler anodins. Mais cela empêche d'autres activités d'anticiper cette tâche importante mais négligée.

    57. Ne tenir des réunions que le temps nécessaire.

    Chaque réunion ne doit pas durer 60 minutes. Parfois, une conférence téléphonique de 10 minutes suffit. À d'autres moments, une réunion d'équipe de 45 minutes est plus que suffisante pour discuter de l'ordre du jour. Avant d'ajouter une réunion à votre calendrier, vous devez savoir combien de temps vous avez besoin pour vous réunir et bloquer cette durée.

    58. Autorisez les gens à planifier dans votre calendrier.

    De nos jours, il n'est pas rare que les gens embauchent un assistant virtuel pour gérer leur agenda. Se rapprocher encore plus, c'est adopter un calendrier de planification soutenu par l'IA. Vous pouvez également avoir des membres de la famille, des amis, des partenaires commerciaux et des clients dans votre agenda.

    59. Commencez toujours à l'heure.

    Commencer à l'heure non seulement maintient votre emploi du temps, mais respecte également le temps des autres. Vous ne voulez pas que quelqu'un perde votre temps précieux.

    60. Éliminer les réunions consécutives.

    Il est normal que des réunions consécutives aient lieu. Cependant, il est désastreux de passer d’une réunion à une autre, car cela peut conduire à une lenteur. Ne placez pas autant de points dans votre agenda que vous serez en retard. Arriver en retard pour un événement ou une réunion est rarement acceptable.

    61. Ne planifiez pas de réunions de dernière minute.

    Encore une fois, cela doit être respectueux du temps des autres. Mais cela protège également votre emploi du temps, car vous ne laissez pas ces réunions de dernière minute anticiper des priorités déjà planifiées.

    62. Réglez les heures impaires.

    Envisagez de planifier des réunions pour les démarrer à des moments étranges, comme 14 h 32.

    La raison? Les gens arrivent souvent à l'heure car c'est tellement spécifique qu'il n'y a pas de marge de manœuvre.

    63. Gardez votre agenda au centre.

    Grâce au cloud, cela ne devrait pas être un problème car vous avez accès à votre agenda partout et à tout moment. Si vous voulez toujours des calendriers papier, conservez-les dans un endroit à portée de main.

    64. Utilisez un calendrier indépendant de la plate-forme.

    Piggyback du point précédent, vous voulez un calendrier qui fonctionne sur plusieurs appareils. Par exemple, Google Calendar fonctionne sur toutes les plates-formes, tandis que Apple Calendar est limité aux appareils Apple. Si je vous ai envoyé mon agenda Apple et que vous avez un appareil Android, vous y avez accès.

    L'utilisation d'un agenda indépendant de la plateforme facilite la gestion de votre agenda. Et il vous permet également de partager facilement votre agenda avec les autres.

    65. Partagez le bon calendrier avec les bonnes personnes.

    Vous n'avez pas à partager votre agenda avec tout le monde. C'est probablement la meilleure chose que vous n'ayez pas faite. Après tout, votre collègue n'a pas besoin de savoir à quoi ressemblera votre plan de voyage pour vos prochaines vacances.

    Avant de partager votre agenda avec les autres, vous devez vous assurer que vous partagez le bon avec les bonnes personnes.

    66. Activez le stockage cloud.

    Votre calendrier ne se synchronise pas? Une solution rapide serait d'activer le stockage dans le cloud afin qu'il dispose de suffisamment d'espace pour être stocké et synchronisé.

    67. Gardez votre calendrier à jour.

    Cela semble clair. Mais c'est quelque chose qui peut facilement s'échapper. Planifiez une heure, disons une fois par semaine, où vous mettez à jour votre calendrier pour refléter les changements. C'est un moyen simple de prévenir la confusion et de planifier les conflits.

    68. Masquer tôt le matin / tard le soir.

    Il n'y a aucune raison pour vous ou pour les autres de voir les heures où vous dormez. Ce n'est pas comme planifier une réunion pendant que vous dormez vite. Cachez-le gaspillé pour garder votre aperçu de calendrier allégé.

    69. Restez informé des vacances.

    Peut-être que vous n'avez aucun problème à travailler en vacances. Mais si vous les ajoutez à votre calendrier, il vous est rappelé que tout le monde ne sera pas disponible ces jours-là. Vous voudrez peut-être inclure les vacances des autres dans votre équipe si vous travaillez avec des personnes de l'étranger et que vous ne connaissez pas leurs vacances.

    70. Ajoutez des pièces jointes et des emplacements pertinents.

    Avec la plupart des calendriers en ligne, vous pouvez ajouter des pièces jointes telles qu'un calendrier et même une carte avec les lieux de réunion. Utilisez cette fonction pour garantir le bon déroulement de la planification des événements.

    71. Allumez hors ligne.

    Si vous utilisez un calendrier en ligne, vous souhaitez le faire lorsque vous n'avez pas accès à Internet. La raison? Vous avez toujours accès à votre calendrier. Et toutes les modifications apportées sont automatiquement synchronisées lorsque vous êtes à nouveau en ligne.

    72. Rendez votre agenda public.

    Si vous êtes dans le secteur des services, ce n'est pas un problème. Tout le monde peut voir votre disponibilité puis prendre rendez-vous avec vous sans aller-retour.

    73. Incluez votre ordre du jour.

    Que vous soyez dans le secteur des services ou non, chaque agenda en ligne est accompagné d'un code unique qui vous permet de placer votre agenda sur un site Web. Encore une fois, c'est un excellent moyen d'éviter cette longue communication lors de la planification.

    74. Importez des informations à partir d'autres applications.

    En important des données de votre CRM, logiciel de gestion de projet ou plateformes sociales dans votre calendrier, vous pouvez conserver toutes les dates et informations importantes en un seul endroit.

    75. Consolider.

    Ne comptez pas sur trop d'outils en même temps. En ce qui concerne votre emploi du temps, utilisez un outil de calendrier et gardez-le disponible immédiatement.

    76. Si vous voulez le faire, planifiez-le.

    À un moment donné, nous avons tous dit: "Si seulement nous avions le temps de faire de l'exercice, de lire davantage ou de commencer un nouveau passe-temps." Voilà le point. Vous avez le temps. Vous ne l'avez simplement pas ajouté à votre horaire.

    D'après mon expérience, si vous voulez vraiment faire quelque chose, vous l'ajoutez à votre agenda. C'est comme conclure un contrat avec vous-même pour continuer.

    77. Faites un horaire quotidien standard.

    La plupart d'entre nous abordent nos calendriers comme une ardoise vide qui doit être remplie. Une autre approche consisterait à créer un calendrier quotidien standardisé où vous commencez chaque semaine avec un calendrier complet avec vos activités les plus importantes. Quels que soient les emplacements vides dont vous disposez, ceux-ci peuvent être utilisés pour le courrier électronique, Slack, les médias sociaux, les exercices ou autre.

    78. Protégez les jours administratifs et personnels.

    Vendredi, je dois rattraper tout mon travail administratif, comme les e-mails, l'archivage et la planification des rendez-vous. Je bloque également un jour par semaine pour assister à des événements personnels, tels que des courses ou des rendez-vous avec des médecins.

    79. Faire ressortir les points de l'ordre du jour accrocheurs.

    En plus du codage couleur, vous pouvez également faire ressortir les éléments de votre agenda les plus essentiels en utilisant des polices en gras ou différentes.

    80. Créez vos propres modèles de calendrier.

    En général, la plupart des calendriers sont bons comme ils le sont. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de quelque chose de plus spécifique, comme un calendrier de contenu ou la planification des employés? Vous pouvez créer votre propre modèle de calendrier pour répondre précisément à vos besoins.

    81. Automatisez votre agenda.

    La saisie manuelle d'informations dans votre journal peut être une énorme perte de temps. Een manier om de tijd die aan dit karwei wordt besteed te verminderen, is om te profiteren van de functie voor terugkerende evenementen in de meeste online kalenders. Wanneer u nu een taak of functie toevoegt die wordt herhaald, wordt deze automatisch in uw agenda geplaatst.

    Een andere optie is het gebruik van automatiseringstools zoals Zapier of IFTTT. Andere hulpmiddelen die u zou kunnen proberen, is Agenda die machine learning gebruikt om slimme suggesties te doen over hoe en wanneer u vergaderingen plant.

    82. Stel geen deadlines op maandag.

    Voor sommige mensen is maandag niet de meest productieve dag van de week. Het is meestal gereserveerd om onze weg terug naar het werk na het genieten van het weekend te vergemakkelijken. Met dat in gedachten is het logisch om op deze dag geen deadlines te stellen.

    83. Tijdschema voor e-mail.

    E-mail is een van de meest tijdrovende taken die we op ons bord hebben staan. Erger nog, het helpt ons nauwelijks om onze doelen te bereiken. We maken e-mail nog steeds een prioriteit.

    In plaats van onze meest productieve uren aan e-mail door te brengen, kunt u deze tijdens pauze aan uw agenda toevoegen – zoals direct na de lunch. Stel ook een tijdslimiet in voor hoeveel u besteedt via uw inbox, zodat u geen tijd meer aan deze activiteit besteedt dan nodig is.

    84. Boek uw agenda ruim van tevoren.

    Hoe sneller u uw agenda vult, hoe meer tijd u moet plannen en voorbereiden. Een ander voordeel is dat hierdoor minder tijd wordt besteed aan het nemen van beslissingen. En het voorkomt mogelijke planningsconflicten.

    85. Geef elke kalender een unieke naam.

    Having an “Events” calendar isn’t a problem. But, do you know what exactly is within that calendar? Are they work-related appointments or social functions? If both are included, your calendar may be bursting at the seams.

    Instead, be more specific when naming your calendars. For instance, you could create calendars titled “Work Appointments” and “Social Events.” Now you can quickly locate the right calendar when you need it.

    86. Display and hide specific calendars.

    With online calendars, you can almost create as many calendars as you like. But, that can get distracting and overwhelming when viewing them all at once.

    Thankfully, most online calendars let you decide which calendars you want to show or hide. It’s a simple way to keep your high priority calendars, like your work schedule front and center.

    87. End on time.

    Setting a designated end time to your calendar day is a great way to strike a healthy balance between work and life. It also motivates you to stay on track. For example, if a meeting is scheduled to conclude at 3 PM, then you know that there isn’t time for side conversations if you want to stay within the allotted time for the event.

    88. Delegate your calendar to someone else.

    Managing your calendar can be a lot of work. If you have the resources, have an assistant take over your calendar. You’ll still want to review it daily. But, they’ll be the person adding new entries and updating it so that you can devote your energy elsewhere.

    89. Take the middle of the day off.

    For most of us, we hit a wall in the afternoon. Instead of pouring another cup of coffee or trying to power through it, take the middle of the day. I wouldn’t recommend goofing off. Consider taking a cat nap or hit the gym so that you’re recharged for the remainder for the day.

    90. Create an out-of-office message.

    Some online calendar, like Google Calendar, allow you to create out-of-office messages. Now if someone tries to book your time during that block, they won’t be able to.

    91. Learn keyboard shortcuts.

    No matter what calendar you use, they all have their own keyboard shortcuts. Learn these shortcuts so that you can quickly add and edit entries.

    92. Your voice is a powerful tool.

    On top of keyboard shortcuts, you can quickly add new calendar entries using voice assistants like Alexa, Siri, and Google Assistant. As with shortcuts, master calendar voice commands so that you can reduce the time spent typing.

    93. Keep your days and weeks consistent.

    You don’t want to put yourself in a rut — that’s why themed days are useful in shaking things up a bit. But, when having a consistent schedule, you’re able to get into a focused and productive rhythm.

    94. Address conflicts ASAP.

    If you ever notice a conflict in your calendar, don’t put it off until tomorrow. Address it ASAP. For example, if you have to make a dentist appointment and the only time available is when you have a meeting booked, reschedule the meeting in advance instead of waiting until the last minute.

    95. Think in “half-time.”

    Have you ever heard of something called “half-time.” If not, this is essentially where you kill two birds with one stone. Cooking is a great example. Instead of doing this daily, make twice the amount you usually do, and then freeze the rest. Now you don’t have to spend the time cooking and cleaning every night.

    96. Set time limits.

    Consider this like playing a game where you’re competing against yourself. In your calendar, set a time limit on all of your tasks and see if you can complete them before time runs out.

    97. Keep your calendar clutter-free.

    The easiest way to lose control of your calendar and time is to let it become full of clutter. You can prevent this from happening by getting rid of a few lists you no longer need.

  • Meetings without a purpose or agenda.
  • Standing meetings.
  • Minute tasks.
  • Activities that are automatic.
  • Recurring events that no longer fit into your schedule.
  • 98. Schedule time for self-care.

    Getting quality sleep, exercising, and eating healthy are .obvious ways to keep you in tip-top shape. But, self-care also reduces stress and gives you the energy, focus, and stamina to squeeze the most out of each day.

    At the same time, most of us rarely schedule a time for self-care. If you haven’t done so yet, schedule time in your calendar to attend to your mental and physical health. Your mental and physical health care may become your greatest growth-hacking-productivity-tip in the long run.

    99. Have a calendar cancellation policy.

    You’ve had a meeting or appointment in your calendar for weeks. Then, on the morning over the event, it’s canceled. That doesn’t throw a monkey wrench into your schedule, it also eats into your income.

    A cancellation policy won’t always solve this problem. But, it will help reduce the number of last-minute cancellations and late arrivals.

    100. Pick the best brains.

    Finally, keep learning how productive people use their calendars by keeping tabs on experts like David Allen and Tim Ferriss. Their advice can help you discover ways to make your life more productive and fulfilling.

    100 Calendar Tips Only Productive People Use was originally published on Calendar by John Rampton.