10 conseils pour réduire les coûts d'exploitation des moyennes entreprises …

Si vous souhaitez améliorer la rentabilité de votre petite ou moyenne entreprise et le faire très rapidement, une solution naturelle est de réduire les coûts d'exploitation. La question évidente est de savoir comment réduire les coûts d'exploitation. Nous essayons de répondre à cette question dans ce post.

La réduction des coûts doit être effectuée de manière stratégique afin qu'elle n'affecte pas la capacité de votre entreprise à générer des revenus.

Lorsque la saison de réduction des coûts vient frapper à votre porte, les deux premières choses que vous devez normalement faire sont les coûts salariaux des employés et le marketing. Cependant, si vous regardez de plus près vos coûts d'exploitation, vous verrez d'autres opportunités d'économies.

Le fait est que la plupart des propriétaires de PME n'ont pas une compréhension claire des coûts d'exploitation quotidiens de leur entreprise. Exécutez donc un rapport de coûts détaillé par catégorie et vous serez étonné de ce que vous découvrirez. Voici quelques endroits à regarder:

Lorsque vous répertoriez soigneusement vos coûts d'exploitation, vous verrez tous les coûts que votre entreprise implique. Une poignée de coûts d'exploitation serait totalement inutile. Ces coûts de fonctionnement peuvent très souvent tomber en dessous du seuil de soins du propriétaire de la PME. Rassemblez toutes ces petites fuites d'argent et éliminez-les une fois pour toutes de votre misère.

L'étape suivante consiste à revérifier votre liste et à rechercher des coûts d'exploitation gérables. Vous devez suivre ces dépenses. Rappelez-vous, "ce qui est mesuré est géré!" En d'autres termes, vous pouvez réduire vos coûts d'exploitation simplement en les suivant. Cependant, si vous gérez activement les coûts, les coûts gérables sont considérablement réduits.

Tout bon consultant en opérations sait réduire, suivre et gérer les coûts d'exploitation et gagner de bons honoraires grâce à ces trois étapes. Si vous apprenez à le faire, vous pouvez faire votre propre gestion des dépenses d'entreprise et économiser encore plus d'argent en n'engageant pas de consultant.

Maintenant que vous savez d'où viennent vos coûts d'exploitation, vous devez vous concentrer sur deux d'entre eux:

  • plus grandes dépenses mensuelles
  • relation la plus longue existante
  • Si vous parvenez à raser même 1% des dépenses mensuelles les plus importantes, cela peut être magique pour votre profit. L'utilisation de votre ancien statut de client avec un autre fournisseur peut entraîner des remises personnalisées.

    Alors avant de répondre au téléphone, faites vos recherches, recherchez des tarifs promotionnels et contactez différents concurrents pour obtenir des devis. Essayez d'ouvrir vos négociations en disant: "Nous avons apprécié d'être votre client, mais notre facture mensuelle devient trop élevée pour nos portefeuilles. Comment pouvons-nous travailler ensemble pour y faire face?" De cette façon, vous pouvez donner un ton synergique et les convaincre de travailler avec vous et de vous aider à réduire vos coûts d'exploitation.

    Maintenant que vous avez ces négociations prospères à votre actif, essayez d'en faire la meilleure méthode pour examiner d'autres dépenses et répétez constamment ce processus pour découvrir des opportunités d'économies futures.

    Vous savez probablement que vos économies peuvent aller bien au-delà du simple fait que vous n'avez pas à payer de charges sociales ou à accorder des avantages à un entrepreneur indépendant. La plupart des PME n'ont pas de travail à temps plein pour des missions non essentielles. L'externalisation de ces missions (maintenance du site Internet, comptabilité, etc.) vous donne la possibilité de payer le projet et d'engager un spécialiste pour celui-ci. L'embauche de pigistes est toujours une meilleure option que d'avoir un «bricoleur» interne non seulement parce que le travail sera traité avec plus de travail de qualité, mais aussi en raison des économies globales.

    L'argent s'échappe également souvent des coûts de fonctionnement des PME de manière apparemment non pertinente, généralement en raison de dépenses inutiles ou d'activités précipitées. Le problème commence généralement par le comportement.

    Des choses typiques comme des stylos perdus, des cahiers perdus pour les réunions, des frais d'expédition inutiles et une impression excessive. La plupart des propriétaires d'entreprise ne les interrogent pas comme dépenses de bureau nécessaires. Une solution simple qui peut souvent économiser beaucoup d'argent peut être un peu de planification à l'avance.

    Il peut être utile de comprendre les habitudes de dépense de vos employés, alors prenez le temps de vérifier les dépenses par carte de votre entreprise chaque mois. Utilisez simplement la surveillance des cartes d'achat pour voir combien votre personnel dépense pour des choses comme la restauration rapide et les boissons qu'ils dépensent, et assurez-vous qu'ils restent dans les limites de la P-Card. Armé de la connaissance de ce que les employés dépensent en voyage ou en dehors du bureau, cela peut conduire aux actions positives suivantes:

    -Vous pouvez restreindre certains codes MCC pour les magasins en ligne et hors ligne afin que la carte d'achat de l'entreprise ne puisse pas être utilisée dans ces endroits.

    -Vous pouvez suivre les dépenses pour déterminer si ces dépenses sont associées à une augmentation de la productivité.

    Comme vous pouvez le voir, l'accès à ce type de données cartographiques peut entraîner de graves changements dans votre entreprise, généralement pour le mieux. Vous pouvez trouver ce type de données en utilisant la technologie pour surveiller les coûts d'exploitation et chaque achat effectué par vos employés. En bref, beaucoup de données vous donnent plus d'informations sur le cœur des dépenses de votre entreprise.

    Vous pouvez à la fois réduire les coûts d'infrastructure et permettre à vos employés de gérer les opérations quotidiennes. Bien sûr, c'est une décision brillante, mais vous n'êtes probablement pas convaincu que vous pouvez le faire. Ne t'inquiète pas. Vous pouvez y parvenir en suivant les conseils ci-dessous.

    Déplacez votre PME dans un espace de bureau plus petit. Vous pouvez remplacer les bureaux à l'ancienne par un espace de travail client / client partagé où ils peuvent se rencontrer et vos employés collaborer. De cette façon, vos employés partagent l'espace de travail, les bureaux et les ressources au bureau.

    En particulier, avec un peu de créativité, vous pouvez réduire le loyer et les coûts similaires (assurances et services publics).

    Comme je l'ai dit, les coûts d'infrastructure peuvent entraver votre financement. En fonction de votre secteur des PME, vous devrez peut-être autoriser votre personnel au télétravail. Ils peuvent travailler à domicile pendant une certaine partie de leur semaine de travail. Le travail à domicile est généralement l'un des avantages préférés des employés, car ils peuvent réduire leur propre temps de déplacement et leurs dépenses. Tout cela peut améliorer considérablement la satisfaction des employés, créant une situation gagnant-gagnant pour tout le monde.

    Avec une quantité de connectivité désormais disponible, la différence entre un employé assis au bureau et à la maison est presque impossible à distinguer.

    Le nombre de PME avec des télétravailleurs augmente en raison des nombreux avantages qui peuvent découler de la participation des employeurs et des employés au télétravail. En plus d'améliorer le moral des employés et les gains de productivité, le télétravail peut également réduire les coûts d'infrastructure.

    Vous pensez probablement que c'est une bonne idée, mais les services inutilisés peuvent facilement continuer à se retirer de vos comptes bancaires ou être facturés à partir de vos cartes de crédit si vous oubliez qu'ils restent sur le paiement automatique. Vous devez donc revoir tous les coûts d'exploitation des six derniers mois. Si vous constatez que vous n'avez pas utilisé certains services dans les 90 jours, vous devez l'annuler.

    Il peut également être temps de réévaluer les services que vous utilisez toujours et de trouver des alternatives moins chères ou de saisir l'opportunité de renégocier vos contrats existants.

    Cette approche est appelée "analyse des dépenses". L'analyse des dépenses est le processus de collecte, de nettoyage, de classification et d'analyse des données de dépenses dans le but de réduire les coûts d'achat, d'améliorer l'efficacité et de contrôler la conformité. Vous devriez être intéressé à en savoir plus sur cette nouvelle technologie de collecte et de gestion des données de dépenses, ainsi que sur l'acceptation croissante de savoir comment gérer et comprendre vos dépenses. Ce sont quelques-unes des raisons pour lesquelles cette nouvelle méthode a suscité un intérêt dans l'analyse des dépenses de nombreuses PME et grandes entreprises et est réalisée chaque trimestre. Vous trouverez ici plus d'informations sur l'analyse des dépenses.

    La mise en œuvre d'un logiciel de facturation et de paiement en ligne peut éliminer les formalités administratives et économiser environ 50% du délai de paiement et de l'approbation des factures.

    Le paiement en ligne des factures de votre entreprise (et de toute autre facture pour ce compteur) est un avantage majeur qu'offre Internet. Vous devriez donc envisager d'utiliser un service de paiement de factures en ligne et de créer un compte en ligne sécurisé qui vous permet de payer toutes vos factures à partir d'un seul endroit. De cette façon, vous pouvez gagner du temps et grâce aux paiements automatisés, vous évitez les retards de paiement. De nombreuses banques proposent une sorte de fonction de paiement des factures sur leur site Web.

    Utilisez un service de paiement en ligne et vous ne recevrez probablement plus de facture papier. Ce service peut effectuer des paiements à toute personne ou entreprise aux États-Unis. Si vous souhaitez être plus sûr et que vous souhaitez conserver des enregistrements, vous pouvez obtenir des images des factures et des enregistrements de paiement qui sont conservés pendant sept ans sur un CD d'informations de facturation pour chaque année.

    De nombreuses PME recherchent des moyens de réduire les coûts et ignorent souvent l'effet des stocks dans l'entrepôt et le coût de la conservation de ces stocks sur leurs finances. Habituellement, les coûts d'inventaire peuvent représenter un pourcentage important du fonds de l'entreprise, mais cela dépend de l'industrie.

    Les coûts d'inventaire comprennent les taxes, les coûts en capital (vous en aurez besoin pour financer l'achat de l'inventaire), l'assurance, les entrepôts, le personnel administratif et pour le fonctionnement de l'entrepôt, la manutention et l'équipement, les services publics, etc. Les coûts d'inventaire peuvent atteindre 25% ou plus de le taux d'inventaire en plus des coûts d'inventaire.

    Comme le dit Omar Khan (consultant senior chez Procurement Solutions Group), "plus le volume des" stocks de stocks "est important, plus les coûts comptables et la division totale de la trésorerie de l'entreprise sont élevés. Par conséquent," l'approche la plus efficace "consiste à réduire les coûts d'exploitation d'un réduire les petites entreprises, réduire les stocks disponibles et les coûts comptables associés. "

    Donc, si vous souhaitez réduire considérablement vos coûts, vous devez vous concentrer sur les fonctionnalités de l'inventaire qui constituent un pourcentage élevé du taux ou du coût de l'inventaire. Ces articles sont généralement des fournitures d'entretien, des consommables, des matières premières, etc. – cela dépend du type de PME dont nous parlons. En plus du type de PME, cependant, l'objectif principal est de réduire la quantité / le volume de ces gros billets de l'entrepôt. Vous pouvez le faire en repoussant ces articles vers leur usine de fabrication ou l'entrepôt du fournisseur et en récupérant uniquement la quantité / le volume qui sera consommé, utilisé dans la production quotidienne / hebdomadaire de votre entreprise ou vendu.

    Lorsque les PME ont des ressources limitées, il est parfaitement logique de rester en dehors du consultant en réduction des coûts ou du fournisseur de services, qui fournit un service d'urgence. En fin de compte, une réduction des coûts d'inventaire est sans aucun doute la stratégie de réduction des coûts la meilleure et la plus efficace qui offre le plus d'avantages avec le moins d'effort, par rapport à d'autres domaines de coûts.

    Pensez à rendre l'espace de bureau de votre PME le plus vert possible pour réduire la consommation d'énergie. Cela peut être fait en remplaçant les lampes à incandescence ordinaires par un éclairage fluorescent compact. Vous devriez également trouver le moyen de réduire les coûts de chauffage et de climatisation en améliorant vos fenêtres et votre isolation et envisager de réduire le volume des déchets physiques. Il est très important d'encourager vos employés à communiquer par e-mail, Skype ou tout autre moyen électronique – demandez à vos fournisseurs de faire de même. Passer au vert réduira considérablement le coût de la commande mensuelle de fournitures de bureau de l'entreprise.

    Réduire les coûts d'exploitation de votre petite ou moyenne entreprise peut être difficile, mais ce n'est pas impossible. Pour savoir comment réduire les coûts d'exploitation, vous avez besoin de discipline et de sourcing d'employés. Cela peut prendre un certain temps pour s'habituer à travailler avec un budget serré, mais vous serez heureux de réaliser à quel point cette étape est importante pour votre entreprise. Ne vous méprenez pas, vous ne devriez jamais avoir peur de dépenser de l'argent pour les employés et les services dont vous avez vraiment besoin, mais prenez plus de temps pour considérer les coûts à long terme d'une technologie ou de services coûteux et continus.